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筑良好檔案管理框架 打造信息開放型政府
作者：李映天 編譯 來(lái)源： 《中國(guó)檔案報(bào)》 2013年07月29日
受現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的影響，以幾何倍數(shù)增長(zhǎng)的電子檔案已經(jīng)成為各國(guó)政府亟待解決的問題，特別是對(duì)于處在現(xiàn)代信息技術(shù)前沿的發(fā)達(dá)國(guó)家，完善的電子檔案管理已經(jīng)成為轉(zhuǎn)變政府工作職能，提高政府影響力、公信力及社會(huì)管理能力的標(biāo)志之一。以美國(guó)為例，美國(guó)國(guó)家檔案館的電子檔案數(shù)量近年來(lái)飛速攀升，如郵件類的電子檔案，從里根時(shí)期的25萬(wàn)件，到布什時(shí)期躍升至2000萬(wàn)件，小布什時(shí)期更是達(dá)到了驚人的21億件，整整增長(zhǎng)了8400倍。妥善保管并利用好這些電子檔案，成為美國(guó)實(shí)現(xiàn)“開放型政府”的必要支撐。
2009年1月，美國(guó)總統(tǒng)奧巴馬提出：“讓政府肩負(fù)起責(zé)任的辦法就是增強(qiáng)它的責(zé)任心與使命感，使各機(jī)構(gòu)運(yùn)行得更加透明，讓美國(guó)人民切實(shí)了解到每一個(gè)決策是怎樣產(chǎn)生的，是如何制定的，公民的權(quán)益是否得到了充分的尊重。”2010年，以“透明、合作、參與”為宗旨的開放型政府的目標(biāo)被正式提出，宣告奧巴馬政府將致力于“建立一個(gè)始無(wú)前例的開放型政府。多方共同努力確保公眾的信任，最終建成政府與公民之間透明、合作、參與的機(jī)制與體系。”
為應(yīng)對(duì)這一局面，美國(guó)國(guó)家檔案館順勢(shì)而為，提出了“良好的檔案管理是實(shí)現(xiàn)開放型政府的支柱”這一觀點(diǎn)，并對(duì)電子檔案管理作出了系統(tǒng)的規(guī)劃，很快得到了奧巴馬總統(tǒng)的認(rèn)可。
根據(jù)規(guī)劃，2012年11月，美國(guó)國(guó)家檔案館開始在政府范圍內(nèi)廣泛開展電子檔案管理的政策研究與實(shí)踐。政府各部門必須指定一名高級(jí)官員負(fù)責(zé)檔案工作，改善和維護(hù)檔案管理程序，重點(diǎn)關(guān)注電子檔案管理；探尋合理、低成本的檔案管理政策及實(shí)踐中存在的潛在威脅。規(guī)劃同時(shí)提出，由行政管理與預(yù)算辦公室和檔案部門共同出臺(tái)“檔案文件管理指令”，重點(diǎn)解決有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)問題，其中包括在政府范圍內(nèi)構(gòu)建一個(gè)兼具效率與成本效益的檔案管理框架；推進(jìn)電子檔案管理政策的制訂與實(shí)施，提高政府開放程度，擴(kuò)充檔案訪問渠道；順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，適時(shí)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)渡到電子檔案管理等。“指令”由聯(lián)邦各部門、國(guó)家檔案館、人事管理辦公室以及行政管理與預(yù)算辦公室聯(lián)合執(zhí)行。
“指令”明確了聯(lián)邦各部門對(duì)電子檔案管理的職責(zé)，同時(shí)對(duì)電子檔案的保存及管理提出了具體要求：
1.以電子格式管理2019年11月30日以前形成的、需永久保存的電子檔案，于2013年前提交具體規(guī)劃；
2.以可存取格式管理2016年11月30日前形成的、永久和暫時(shí)保存的電子郵件檔案；
3.在2013年前將保管期限超過(guò)30年的檔案全部移交并上報(bào)國(guó)家檔案館；
4.確保所有現(xiàn)存紙質(zhì)和非電子格式檔案都有處理過(guò)程記錄，并于2016年前上報(bào)國(guó)家檔案館；
5.委派副部長(zhǎng)級(jí)別的高級(jí)政府官員審查檔案管理的有關(guān)程序，直接負(fù)責(zé)監(jiān)管工作效率和檔案法律法規(guī)遵守、政策實(shí)施的情況；
6.于2014年11月前完成所有相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，并獲得國(guó)家檔案館的資質(zhì)認(rèn)證。
作為“指令”的主要執(zhí)行者，國(guó)家檔案館所承擔(dān)的責(zé)任則更為艱巨。包括：
1.于2013年前完成永久電子檔案移交指南及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的修訂；
2.制訂新的電子檔案管理指南，指導(dǎo)處理和移交電子郵件；
3.加大對(duì)自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用的調(diào)查與研究力度，提高檔案管理工作效率，同時(shí)加強(qiáng)與聯(lián)邦首席信息官員理事會(huì)、聯(lián)邦檔案文件理事會(huì)以及私人企業(yè)的聯(lián)系，出臺(tái)可行的自動(dòng)化檔案管理解決方案；
4.在云構(gòu)架、其他聯(lián)邦I(lǐng)T系統(tǒng)及商業(yè)化產(chǎn)品中植入檔案管理的需求；
5.對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)自身的電子檔案記錄進(jìn)行靜態(tài)數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)及管理服務(wù)的可行性評(píng)估，并于2013年以前，完成基于云服務(wù)的非密電子檔案存儲(chǔ)與管理的可行性研究及準(zhǔn)備工作；
6.重新修訂《通用檔案文件保管期限表》，增加對(duì)特殊檔案（如電子檔案）管理的要求；
7.召集副部級(jí)高級(jí)官員定期會(huì)晤，討論實(shí)施進(jìn)展情況；
8.開發(fā)政府部門專用的分析工具以評(píng)估檔案管理運(yùn)行程序的效率；
9.成立一個(gè)利益同盟來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)，該同盟包括信息科技、法律顧問和檔案管理方面的領(lǐng)軍級(jí)人物；
10.創(chuàng)建一個(gè)職業(yè)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，提升政府檔案工作人員和文件專業(yè)人士的角色定位，明確他們的職責(zé)，提高他們的技能。
對(duì)于美國(guó)國(guó)家檔案館以及聯(lián)邦文件管理機(jī)構(gòu)而言，這是一個(gè)激動(dòng)人心的時(shí)刻，可以預(yù)見到的是，美國(guó)的檔案文件將以電子格式產(chǎn)生、獲取、保存，并成為永恒的記憶。而現(xiàn)在的任務(wù)就是確保子孫后代用今天產(chǎn)生的電子檔案，掌握政府行使職責(zé)的過(guò)程，從了解這段歷史中受益。
原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2013年7月29日 總第2489期 第三版
