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       文章作者：海關(guān)總署辦公廳 來源：《中國檔案報(bào)》 添加時(shí)間：2013-11-1 點(diǎn)擊：98 中國海關(guān)實(shí)行集中統(tǒng)一的垂直管理領(lǐng)導(dǎo)體制，海關(guān)總署作為國務(wù)院下屬的正部級直屬機(jī)構(gòu)，管理著全國47個(gè)直屬海關(guān)單位及614個(gè)隸屬海關(guān)單位。海關(guān)總署在辦公廳成立檔案處，負(fù)責(zé)總署機(jī)關(guān)各部門和各直(隸)屬海關(guān)單位檔案工作的督導(dǎo)檢查和職能管理。各直(隸)屬海關(guān)均成立相應(yīng)檔案工作機(jī)構(gòu)，并配備專(兼)職檔案管理人員。多年來，在海關(guān)總署黨組領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，在國家檔案局的悉心指導(dǎo)和有關(guān)部門的大力支持下，海關(guān)總署檔案管理部門全面統(tǒng)籌、精心部署，穩(wěn)步推進(jìn)檔案工作管理和信息數(shù)字化建設(shè)，海關(guān)領(lǐng)導(dǎo)幫助解決實(shí)際問題，提供人、財(cái)、物等保障，使海關(guān)系統(tǒng)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)得到全面發(fā)展，海關(guān)檔案工作綜合管理水平穩(wěn)步提升。 一、持續(xù)推進(jìn)總署機(jī)關(guān)文檔一體化建設(shè) 海關(guān)總署是中央國家機(jī)關(guān)中最早在系統(tǒng)內(nèi)推廣和普及政務(wù)信息化管理的單位之一。2005年初，海關(guān)總署將機(jī)關(guān)文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)工作提上重要議事日程，組織檔案專業(yè)人員和技術(shù)人員集中攻關(guān)，編寫系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求、設(shè)計(jì)開發(fā)程序。2006年在總署機(jī)關(guān)推行文檔一體化，將檔案工作前置到收發(fā)文辦理運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中，提高了總署機(jī)關(guān)歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化水平。2007年制定了《海關(guān)系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理規(guī)定》，全面啟動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。2012年以海關(guān)系統(tǒng)辦公平臺的開發(fā)使用為契機(jī)，在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善海關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。為確保電子檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性，海關(guān)總署采取了技術(shù)和管理兩方面的措施：一是技術(shù)方面，在應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)行文件實(shí)名制流轉(zhuǎn)控制，合理劃分操作權(quán)限，完整保存操作日志；二是管理方面，實(shí)行電子檔案數(shù)據(jù)利用審批制度，一年兩次預(yù)歸檔檢查。 通過幾年來的實(shí)踐，顯露出以下3個(gè)方面的突出優(yōu)勢：一是簡化了歸檔方法，由以往以“卷”為單位轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴凹睘閱挝坏臍w檔方法，做到了隨辦隨歸，省去了以往立卷工作中的編號、打印目錄、裝訂等環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率；二是實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)公文處理和檔案管理數(shù)據(jù)資源的共享，無需再進(jìn)行檔案拆卷掃描，避免了重復(fù)勞動(dòng)；三是文件按照“年度——機(jī)構(gòu)——保管期限”進(jìn)行分類歸檔，避免了紙質(zhì)文件或電子文件缺失而導(dǎo)致的歸檔文件的不完整，有效地實(shí)現(xiàn)了公文處理與檔案管理數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)、相互對應(yīng)，便于檢查對照，較好地維護(hù)了檔案的原貌，提高了檔案信息資源的利用效率。 海關(guān)總署堅(jiān)持在總署機(jī)關(guān)實(shí)行量化考核機(jī)制，每年2月組織直屬海關(guān)資深檔案人員對總署機(jī)關(guān)各單位檔案逐件進(jìn)行檢查，一季度完成署內(nèi)各單位檔案移交檢查和總結(jié)評比工作，進(jìn)一步明確紙質(zhì)檔案和電子檔案的對應(yīng)歸檔，實(shí)現(xiàn)文書檔案的全文數(shù)字化管理，保證了總署機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量，為向中央檔案館及時(shí)移交優(yōu)質(zhì)檔案奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。以2013年為例，總署機(jī)關(guān)檔案部門共檢查接收30個(gè)部門2012年度電子文書檔案2.1萬余件，保證了紙質(zhì)文件或電子文件的一一對應(yīng)和完整歸檔，案卷質(zhì)量顯著提高，高質(zhì)高效地完成了年度歸檔、移交任務(wù)。 二、全面推動(dòng)海關(guān)系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè) 為推動(dòng)海關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高電子檔案數(shù)據(jù)可獲取性，完善大量存儲和快速檢索體系，進(jìn)一步改善檔案查詢服務(wù)，滿足各部門工作查考、編史修志等需求，海關(guān)總署通過建立檔案綜合管理達(dá)標(biāo)升級和復(fù)查評估工作體系，指導(dǎo)各直(隸)屬海關(guān)單位全面開展檔案數(shù)字化工作。 一是完整建立歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫。目前各海關(guān)單位已將室藏非涉密歸檔文件目錄全部錄入檔案管理系統(tǒng)，可通過“標(biāo)題、發(fā)文字號、歸檔部門、保管期限”等信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索。為確保提供高質(zhì)量查詢利用服務(wù)，各海關(guān)單位按照規(guī)定和著錄規(guī)則及時(shí)對被修改、廢止的文件和相關(guān)聯(lián)的其他文件信息、限制訪問的文件進(jìn)行維護(hù)。 二是規(guī)范建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫。從2005年起，海關(guān)總署率先垂范，充分應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)，對檔案室?guī)齑嫒繖n案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、掃描和著錄，共計(jì)2.6萬余卷534萬余頁。各直(隸)屬海關(guān)單位緊緊抓住總署統(tǒng)一開發(fā)文書檔案管理系統(tǒng)的契機(jī)，建設(shè)搭建檔案管理信息化平臺，實(shí)現(xiàn)了本單位文檔一體化的文書檔案全文數(shù)字化管理。同時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，各級海關(guān)單位平均投入20余萬元經(jīng)費(fèi)，購買專業(yè)設(shè)備，合理調(diào)配人手，扎實(shí)開展歷史檔案的整理、掃描和著錄工作，2013年初統(tǒng)計(jì)：海關(guān)系統(tǒng)數(shù)字化完成了電子文件將近226萬件，1280GB（千兆字節(jié)）。47個(gè)直屬海關(guān)單位基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案管理，為中心工作和檔案資源開發(fā)利用，起到了積極服務(wù)作用。 三是不斷拓展檔案數(shù)字化范圍。部分直屬海關(guān)單位自主開發(fā)使用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，對室藏重要照片、聲像、基建等專業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了專業(yè)檔案門類案卷級管理，音像檔案實(shí)現(xiàn)圖像級管理，為更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，服務(wù)于海關(guān)各項(xiàng)工作提供了便利條件。 四是安全管理利用檔案數(shù)據(jù)。海關(guān)檔案數(shù)字化工作的開展直接促進(jìn)了檔案利用量的增長和檔案信息資源深度挖掘，并且檔案人員通過檔案借閱數(shù)據(jù)分析，進(jìn)一步了解各部門在業(yè)務(wù)改革、編史修志、巡視、審計(jì)、調(diào)研、專項(xiàng)督察等工作中的檔案信息需求，有針對性地做好檔案服務(wù)工作。2012年總署機(jī)關(guān)電子檔案網(wǎng)上借閱文件1萬余件，資料213件，人工網(wǎng)上授權(quán)905份文件；2012年海關(guān)系統(tǒng)電子檔案網(wǎng)上借閱文件2.3萬余件，資料8754件，人工網(wǎng)上授權(quán)3905份文件。部分直屬海關(guān)單位利用海關(guān)業(yè)務(wù)網(wǎng)平臺，發(fā)布檔案工作信息，共享檔案管理研究成果，并及時(shí)交流和研討解決檔案發(fā)展問題，均取得良好效果。 三、積極開展電子檔案數(shù)據(jù)異地備份工作 2011年按照《國家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的通知》中關(guān)于“加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，提高檔案的容災(zāi)及災(zāi)備能力，確保檔案安全”的要求，檔案處多次組織海關(guān)系統(tǒng)檔案人員研討、論證和修改。在國家檔案局有關(guān)專家的指導(dǎo)下，研究制定下發(fā)了《海關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)備份及異地保存管理規(guī)定》，明確了海關(guān)系統(tǒng)電子檔案異地備份的要求，加強(qiáng)了海關(guān)檔案安全工作。 一是明確工作要求。制定印發(fā)《海關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)備份及異地保存操作規(guī)程》。 二是實(shí)地檢查驗(yàn)收保管庫房。對鄭州、黃埔海關(guān)的電子檔案異地備份數(shù)據(jù)保管庫房進(jìn)行了檢查驗(yàn)收，基本符合國家有關(guān)檔案室建設(shè)規(guī)范、國家有關(guān)檔案室安全防護(hù)要求及《海關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)備份及異地保存管理規(guī)定》的具體要求。為滿足對電子檔案異地備份數(shù)據(jù)的軟、硬件保管要求，配發(fā)了防磁柜、計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備，確保鄭州、黃埔海關(guān)按計(jì)劃接收各海關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)。 三是完成首批數(shù)據(jù)寄送工作。下發(fā)《海關(guān)總署辦公廳關(guān)于首批海關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)異地備份單位移交備份檔案數(shù)據(jù)的通知》，正式啟動(dòng)海關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)異地備份移交工作。為保證備份數(shù)據(jù)的可靠性，統(tǒng)一配發(fā)了數(shù)據(jù)備份介質(zhì)，固態(tài)硬盤40個(gè)、DVD光盤380張、藍(lán)光光盤驅(qū)動(dòng)器8個(gè)、藍(lán)光光盤64張。截至2012年11月，20個(gè)首批異地備份海關(guān)單位已完成共計(jì)5440GB（千兆字節(jié)）的電子檔案數(shù)據(jù)寄送工作。為了規(guī)避自然災(zāi)害等對檔案保管造成不可挽回?fù)p失的風(fēng)險(xiǎn)，海關(guān)總署機(jī)關(guān)、各直屬海關(guān)、隸屬海關(guān)文書檔案已實(shí)現(xiàn)容災(zāi)備份并異地存放。 原載于《中國檔案報(bào)》2013年11月1日 總第2528期