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日前，澳大利亞國(guó)家檔案館對(duì)外宣布，從2015年開(kāi)始，以數(shù)字形式產(chǎn)生的文件，將只能以數(shù)字格式移交到國(guó)家檔案館。這項(xiàng)舉措的對(duì)象是占文件總量約5%、具有檔案價(jià)值、最終將被移交到檔案館永久保管的檔案文件。另外，這項(xiàng)改革有望擴(kuò)大到對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有信息和文件的管理，鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)邁入以數(shù)字信息管理為主導(dǎo)的新環(huán)境。
在此之前，澳大利亞國(guó)家檔案館已于2011年7月發(fā)布了《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》，要求所有機(jī)構(gòu)都要實(shí)施數(shù)字信息和文件管理以提高效率。該政策發(fā)布后意味著澳大利亞政府的大部分文件將以數(shù)字形式生成、存儲(chǔ)和管理，而將盡可能多地對(duì)已接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字掃描，如此一來(lái)，將不再會(huì)產(chǎn)生新的紙質(zhì)案卷。澳大利亞國(guó)家檔案館宣布2015年開(kāi)始實(shí)施全面數(shù)字轉(zhuǎn)型的目標(biāo)即是在此政策的推動(dòng)下確立的，也是落實(shí)此政策的具體實(shí)踐。
根據(jù)澳大利亞全面數(shù)字轉(zhuǎn)型目標(biāo)的要求，此次信息改革的目標(biāo)文件類(lèi)型涉及電子郵件、社交媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站以及移動(dòng)設(shè)備、業(yè)務(wù)系統(tǒng)或其他數(shù)字技術(shù)所產(chǎn)生的內(nèi)容信息等等。這些數(shù)字文件均是數(shù)字時(shí)代機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的反映，必須得到有效管理。隨著時(shí)間的推移，歷經(jīng)組織演變和技術(shù)變革，這些文件必須要保證一直具備真實(shí)性、完整性、可靠性、可利用性。顯然，在這種情況下，將數(shù)字文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件的管理思路和方法已不能適應(yīng)數(shù)字時(shí)代信息與文件管理的需求。
實(shí)施數(shù)字轉(zhuǎn)型首先出于政策要求。根據(jù)《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》要求，各機(jī)構(gòu)必須積極向數(shù)字信息和文件管理轉(zhuǎn)變，并就其數(shù)字信息和文件管理進(jìn)程，定期向上級(jí)匯報(bào)。
政府信息是寶貴的國(guó)家資源，也是關(guān)鍵的組織資產(chǎn)。要想從文件和信息中獲取最大效益，機(jī)構(gòu)必須以最有效的方式管理這些文件和信息。實(shí)行數(shù)字管理是實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)最有效、最經(jīng)濟(jì)的方式。
各機(jī)構(gòu)有義務(wù)管理其文件，并為其活動(dòng)行為和資源支出作出解釋說(shuō)明。由于現(xiàn)在大部分的信息都是以數(shù)字形式產(chǎn)生的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)和管理信息自然是最合理的。將數(shù)字信息轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)和管理會(huì)造成資源浪費(fèi)，且隨著機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)越來(lái)越依賴(lài)于數(shù)字技術(shù)，這種轉(zhuǎn)換將日益變得不切實(shí)際，而且也會(huì)阻礙創(chuàng)新的步伐。
以數(shù)字形式管理文件將促進(jìn)機(jī)構(gòu)最大限度地利用新技術(shù)并改進(jìn)業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)方式，并將推動(dòng)各機(jī)構(gòu)以更高效而經(jīng)濟(jì)的方式實(shí)踐政府的數(shù)字信息改革。與此同時(shí)，數(shù)字信息與文件管理將帶來(lái)諸多好處，如提高運(yùn)營(yíng)效率、提升組織管理水平、改進(jìn)業(yè)務(wù)流程和降低存儲(chǔ)成本等。具體說(shuō)來(lái)，表現(xiàn)在：通過(guò)更快捷的信息利用和管理，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程；通過(guò)更便捷、全面地查找到有價(jià)值信息，提升決策水平；通過(guò)保證數(shù)字信息的真實(shí)、可靠、完整，提高服務(wù)質(zhì)量；節(jié)省員工信息查找時(shí)間，減少信息孤島；促進(jìn)機(jī)構(gòu)范圍內(nèi)以及機(jī)構(gòu)之間的信息共享和信息增值；降低規(guī)定內(nèi)成本，提供準(zhǔn)確、及時(shí)和易于理解的證據(jù)，滿足法律法規(guī)要求；便于業(yè)務(wù)的遷移，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，提高業(yè)務(wù)連續(xù)性；大大減少紙質(zhì)文件的生成、存儲(chǔ)、檢索和處理，降低成本。
原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2013年8月30日 總第2503期 第三版
