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2007年國際檔案理事會(huì)企業(yè)與勞工檔案處（ICA/SBL）受邀派人參加中國組織召開的企業(yè)檔案國際研討會(huì)，與中國企業(yè)檔案界建立聯(lián)系。此后筆者受中國國家檔案局委派進(jìn)入SBL執(zhí)委會(huì)任執(zhí)行委員。
SBL的概況 SBL是ICA下設(shè)的專業(yè)處，負(fù)責(zé)聯(lián)系、協(xié)調(diào)國際企業(yè)檔案管理活動(dòng)和交流?，F(xiàn)有來自40多個(gè)國家的137位會(huì)員，其中執(zhí)行委員13人。執(zhí)委會(huì)的工作主要是組織和開展國際企業(yè)檔案管理方面的交流，包括協(xié)調(diào)成員參加國際檔案會(huì)議，以及與有關(guān)國家及企業(yè)的交流。如執(zhí)委會(huì)關(guān)于2012-2016年的目標(biāo)和計(jì)劃有：擴(kuò)大互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，在ICA/SBL網(wǎng)站上加大宣傳；除英語和法語外，增加俄語、意大利語、西班牙語、漢語和日語宣傳；及時(shí)更新ICA/SBL網(wǎng)頁，宣傳SBL的活動(dòng)和企業(yè)檔案的重要性；將過去2004-2012年所有會(huì)議紀(jì)要及歷屆企業(yè)檔案國際研討會(huì)發(fā)言PDF版上載到ICA/SBL網(wǎng)頁，使有關(guān)SBL的活動(dòng)信息更廣泛傳播；開通電子論壇或博客，使SBL會(huì)員能共同討論相關(guān)問題，并鼓勵(lì)企業(yè)檔案工作者多參與，建立廣泛的聯(lián)系。
國際會(huì)議的困難和問題，主要是國際差旅和會(huì)議費(fèi)用對(duì)很多企業(yè)來說是個(gè)負(fù)擔(dān)。由于經(jīng)濟(jì)危機(jī)等各種原因，現(xiàn)在每年的會(huì)議都有不少執(zhí)委缺席。所以承擔(dān)SBL主席職位的企業(yè)以及一些積極的大企業(yè)承擔(dān)了執(zhí)委會(huì)和研討會(huì)組織費(fèi)用，如圣戈班、澀澤榮一基金會(huì)、馬士基、羅氏制藥。而視頻會(huì)議可以克服差旅經(jīng)費(fèi)問題，擴(kuò)大SBL成員參與。2012年SBL舉行了首次全球網(wǎng)絡(luò)（Web）會(huì)議，也是ICA各專業(yè)處diyi個(gè)以網(wǎng)絡(luò)形式召開的會(huì)議。
國際研討會(huì) 與執(zhí)委會(huì)同期舉辦企業(yè)檔案國際研討會(huì)，是SBL這些年活動(dòng)的特色。2010年起，在執(zhí)委會(huì)原主席法國圣戈班集團(tuán)檔案館館長迪迭·邦杜的帶領(lǐng)下，連續(xù)四年在SBL執(zhí)委會(huì)會(huì)議期間舉辦企業(yè)檔案國際研討會(huì)，交流國際企業(yè)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)、理念、方法，有一定影響。四年的主題分別為：“企業(yè)歷史——有效的管理工具”“企業(yè)檔案的價(jià)值——公司的檔案利用與環(huán)球發(fā)展新趨勢(shì)”“堅(jiān)持不懈的忠實(shí)管護(hù)——21世紀(jì)的企業(yè)檔案工作者”和“危機(jī)、可信性與公司歷史——檔案館應(yīng)對(duì)科學(xué)的歷史與市場(chǎng)化沖突的解決之道”。
研討會(huì)上，來自國際上一些知名跨國公司的檔案工作者，圍繞相關(guān)主題，交流了當(dāng)前國際上企業(yè)檔案工作，特別是大企業(yè)檔案管理的理念、技術(shù)和方法，展示了近年來國際跨國公司檔案管理理念的發(fā)展和變化。同時(shí)，研討會(huì)還邀請(qǐng)歐美有關(guān)的國家檔案館、高等院校、檔案咨詢、評(píng)估及標(biāo)準(zhǔn)化組織的專業(yè)人士參加，介紹國際檔案理論、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、管理方法、信息化等方面的前沿情況。
如世界第二大食品公司美國卡夫食品檔案工作的理念是：“全球企業(yè)、全球品牌、全球檔案團(tuán)隊(duì)”，據(jù)此建立全球五大中心檔案（美國、德國、英國、澳大利亞和北歐），全球應(yīng)用統(tǒng)一的管理用具和系統(tǒng)，并建立統(tǒng)一向總部報(bào)告制度?？ǚ蚴称返睦砟睢獧n案是企業(yè)資產(chǎn)。
英國聯(lián)合利華公司，通過檔案在法規(guī)遵從、訴訟、捍衛(wèi)商標(biāo)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)、企業(yè)記憶和周年紀(jì)念、品牌創(chuàng)新與再生及促銷、各種載體出版物、演講與展示、提高工作效率等方面有效服務(wù)的作用及實(shí)例，得出“檔案增加聯(lián)合利華的價(jià)值”，并將其作為研討會(huì)上演講的主題。
瑞士羅氏制藥集團(tuán)1896年由瑞士巴塞爾的Roche創(chuàng)立。1990年公司建立歷史檔案館，將分散在各處的歷史檔案集中起來。2001年企業(yè)在管理轉(zhuǎn)型中重新調(diào)整了檔案管理職能活動(dòng)：一是為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，將范式（工作模式）定位在“關(guān)注未來，而不是過去”；二是將支持企業(yè)振興的管理作為檔案館的任務(wù)；三是提出“歷史市場(chǎng)化”（history marketing）的創(chuàng)新方法，即歷史檔案要為企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展服務(wù)。檔案管理轉(zhuǎn)型后，更加注重集團(tuán)的發(fā)展、服務(wù)當(dāng)前企業(yè)的業(yè)務(wù)以及企業(yè)依法經(jīng)營。
美國IBM公司對(duì)檔案遺產(chǎn)的戰(zhàn)略應(yīng)用的觀念是：“我們不僅滿足于回顧過去，我們?yōu)槲磥硖峁﹥r(jià)值?！弊鳛楣具z產(chǎn)，檔案能夠?qū)BM的品牌及企業(yè)的成長作出貢獻(xiàn)：一是能夠作為鼓舞當(dāng)前企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和文化創(chuàng)新的源泉；二是提供展現(xiàn)在創(chuàng)新中品牌許可的證據(jù)；三是提供無可爭議的歷史證明，服務(wù)企業(yè)對(duì)創(chuàng)新藍(lán)圖的描繪。
通過一些發(fā)言的主題，對(duì)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新和關(guān)注點(diǎn)亦可略見一斑。如哥本哈根商學(xué)院“公司的心臟——檔案、本體與戰(zhàn)略”；意大利圣保羅銀行“多種檔案、多種速度、多重目標(biāo)：銀行集團(tuán)檔案的團(tuán)隊(duì)工作”；贏創(chuàng)集團(tuán)“五變成一：集團(tuán)企業(yè)檔案館的發(fā)展”；英國匯豐銀行“追逐彩虹：環(huán)球市場(chǎng)中的檔案館”；法國圣戈班集團(tuán)“一種新型職業(yè)：從公司檔案工作者走向記憶管理師”；樂高公司“樂高創(chuàng)意坊檔案”；斯堪的那維亞信息審計(jì)所“如何依靠檔案不斷改進(jìn)企業(yè)管理”；丹麥國家企業(yè)檔案館“小企業(yè)數(shù)字檔案的收集”等。
有的研討會(huì)思辨性似乎更大于實(shí)用性，不少大學(xué)教授也參與討論，表明歐美企業(yè)檔案工作者和學(xué)術(shù)界的聯(lián)系，以及檔案館工作者與學(xué)者互動(dòng)中思維的活躍性和關(guān)注范圍的廣泛性。如雀巢公司針對(duì)不同讀者依據(jù)檔案準(zhǔn)備內(nèi)外兩種“公司史”：對(duì)內(nèi)是文件匯集，供員工工作參考；對(duì)外是學(xué)術(shù)性公司歷史，用于公關(guān)、宣傳。就檔案工作者能否作學(xué)術(shù)史，有的學(xué)者運(yùn)用“嵌入理論”將“社會(huì)結(jié)構(gòu)”與“經(jīng)濟(jì)活動(dòng)”關(guān)聯(lián)；有的闡述家族企業(yè)檔案開放對(duì)學(xué)術(shù)研究的價(jià)值，認(rèn)為地區(qū)企業(yè)檔案館應(yīng)作為歷史研究和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的參與者。還有的從象牙塔的視角看公司歷史遺產(chǎn)的戰(zhàn)略價(jià)值，認(rèn)為企業(yè)歷史可以保存企業(yè)的價(jià)值觀等。甚至連“歷史是勝利者所寫的觀點(diǎn)”都被使用在論述中，學(xué)術(shù)及理論性較強(qiáng)。
此外，國際交流也是了解世界的窗口。如芬蘭企業(yè)檔案協(xié)會(huì)辦有一年四期的專業(yè)期刊，并提供專業(yè)培訓(xùn)。日本將11月5日，即30年前日本企業(yè)史料協(xié)會(huì)成立日，定為企業(yè)檔案日。意大利檔案界近年與博物館及歷史學(xué)會(huì)聯(lián)合，為年輕的檔案工作者新開設(shè)了培訓(xùn)課程，高級(jí)課程也正在籌備中。英國國家檔案館設(shè)立了調(diào)查官，對(duì)企業(yè)檔案狀況開展調(diào)查。蘇格蘭國家檔案館頒布的“國家企業(yè)檔案發(fā)展戰(zhàn)略”（NSBAS）調(diào)查并確認(rèn)了現(xiàn)存的6000多個(gè)企業(yè)檔案館藏，并試圖將檔案管理納入“企業(yè)可持續(xù)發(fā)展綜合指數(shù)”（corporate sustainability index）。
體會(huì)和感受
參加國際會(huì)議也是與同行交流的機(jī)會(huì)，除了宣傳中國企業(yè)檔案工作的實(shí)踐、做法，更重要的是了解有關(guān)國家企業(yè)檔案工作情況。2010年，法國電信表示要到中國開展業(yè)務(wù)，要了解有關(guān)中國對(duì)外國駐中國企業(yè)檔案管理要求。我利用這一機(jī)會(huì)向他們宣傳了中國對(duì)企業(yè)檔案管理的主要法規(guī)、規(guī)范，特別是新頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的主要內(nèi)容。法國電信很感興趣，希望與筆者建立檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系。IBM公司檔案館的Paul對(duì)檔案信息化建設(shè)有一定研究，愿意提供有關(guān)方面的資料信息。日本澀澤榮一基金會(huì)的檔案專家松崎佑子表示，日本企業(yè)檔案工作建立較晚，希望能了解中國企業(yè)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)，在承辦東京研討會(huì)后，該基金會(huì)編輯出版了介紹國際企業(yè)檔案工作的書：《撬動(dòng)企業(yè)資產(chǎn)——企業(yè)檔案的環(huán)球新視角》，并在線發(fā)布了英文版的電子書。另外，有年頭的大企業(yè)都建立企業(yè)檔案館，如IBM、馬士基、圣戈班、卡夫、聯(lián)合利華、匯豐銀行，這也是想成為百年老店的一個(gè)基本特征。在檔案保存方面，丹麥的威盧克斯（VELUX）集團(tuán)是全球著名的房屋采光及通風(fēng)設(shè)施制造商，該公司將世界各地分公司的檔案都運(yùn)回總公司。日本人的長壽企業(yè)很多，這些企業(yè)盡管規(guī)模不大，但都保留著幾百年前又黃又舊的記賬憑證簿。
總之，國際企業(yè)檔案管理不少理念、內(nèi)容、做法與我國企業(yè)檔案工作相比，可以說是異曲同工，顯示出經(jīng)濟(jì)全球化中企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。
圖為 2012年在丹麥哥本哈根舉行的SBL企業(yè)檔案國際研討會(huì)，主題是“堅(jiān)持不懈的忠實(shí)管護(hù)——21世紀(jì)的企業(yè)檔案工作者”。
原載于《中國檔案報(bào)》2013年12月19日 總第2548期 第三版